.png)
Jak monitorować komputery pracowników bez szkody dla ich prywatności?
Updated: Feb 16
W dzisiejszych czasach wiele firm monitoruje aktywność swoich pracowników na komputerach, w celu zwiększenia produktywności oraz ochrony informacji i danych. Jednak temat ten wciąż budzi wiele kontrowersji, niezależnie od tego, czy chodzi o osoby wykonujące obowiązki w siedzibie firmy, czy w domu. Kontrola zachowań pracownika i działań na służbowym komputerze może być skutecznym sposobem na mierzenie czasu pracy poszczególnych osób i uzyskanie wiedzy o wydajności. Jednakże, wraz z tym, pojawia się również problem naruszania prywatności zatrudnionych osób. Jak znaleźć balans pomiędzy ochroną danych a poszanowaniem prywatności pracowników? W niniejszym artykule postaramy się przedstawić zgodne z prawem sposoby na monitorowanie aktywności komputerów personelu, zachowując przy tym ich prywatność i godność.
Czy monitoring komputera pracownika jest legalny? Podstawy prawne stosowania kontroli
Szpiegowanie a monitorowanie aktywności pracownika - gdzie jest granica?
Jak powinno wyglądać monitorowanie komputera pracownika podczas pracy zdalnej?
Czy monitoring komputera pracownika jest legalny? Podstawy prawne stosowania kontroli
Monitorowanie pracy na komputerze to działanie, na które decyduje się coraz więcej firm, jako element niezbędny do zapewnienia organizacji pracy, zwłaszcza zespołów wykonujących zadania w modelu hybrydowym. Wynika to ze spadku wydajności osób pracujących poza biurem oraz nieprawidłowego użytkowania udostępnionych pracownikom narzędzi pracy w firmie i na home office. Coraz częściej zdarza się, że personel wykorzystuje komputer w celach prywatnych np. do przeglądania social mediów lub robienia zakupów w sieci.
Więcej na temat, tego do czego wykorzystują pracownicy dostęp do internetu w godzinach pracy, znajdziesz w artykule: Co robią pracownicy na służbowych komputerach, kiedy szef nie patrzy?
W celu lepszej organizacji pracy pracownika, całego działu oraz firmy konieczna staje się kontrola komputera. Jednak w tym momencie często pojawia się pytanie o jej legalność. Przedsiębiorcy mogą zgodnie z obowiązującymi przepisami, sprawdzać co robi każdy pracownik w czasie, który powinien być przeznaczony na obowiązki zawodowe. Jednak program do monitorowania służbowego urządzenia, nie może naruszać dóbr osobistych użytkownika.
Monitorowanie pracy zgodne z RODO
W kontekście monitorowania aktywności pracowników przez pracodawców, istotne jest przestrzeganie zasad RODO, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Według niego pracodawca może przetwarzać dane pracownika jedynie w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony mienia. Ponadto zatrudniony musi zostać poinformowany o tym, jakie dane są przetwarzane, w jakim celu oraz jak długo będą przechowywane. W przypadku monitoringu komputera pracownika, pracodawca powinien uprzednio uzyskać zgodę podwładnego, jeśli kontrola ma przekraczać granice niezbędne do wykonywania obowiązków. Wszelkie dane, które zostaną zebrane, mają być przechowywane w sposób bezpieczny i poufny. Pracownik ma prawo do wglądu oraz ich usunięcia, jeśli przestaną być niezbędne do celów, dla których zostały zebrane.
Kodeks pracy a wgląd do aktywności pracownika na komputerze
Stosowanie różnych technologii do kontrolowania pracowników zostało uregulowane w 2018 roku poprzez nowelizację Kodeksu pracy. Zgodnie z prawem pracy monitorowanie komputera pracownika nie stanowi przekroczenia uprawnień. Jego stosowanie może być realizowane w celu zapewnienia odpowiedniej organizacji, monitorowania czasu pracy, ochrony danych i właściwego użytkowania narzędzi. Właściciele firm oraz liderzy zespołów mają do tego pełne prawo, pod warunkiem że w regulaminie pracy będzie zawarty stosowny podpunkt lub osoby zatrudnione, korzystające z komputerów służbowych, zostaną o tym powiadomione. W trakcie tej czynności nie można jednak naruszyć tajemnicy korespondencji przysługującej pracownikom oraz należy zadbać o ochronę danych osobowych.
Szpiegowanie a monitorowanie aktywności pracownika - gdzie jest granica?
Granica między monitorowaniem właściwego użytkowania narzędzi pracy a inwigilacją, jest kwestią, która wymaga od pracodawcy dokładnego zaznajomienia się z prawem. Kontrolowanie aktywności podwładnych na komputerze może być uzasadnione w celu zwiększenia wydajności i zapewnienia bezpieczeństwa danych, zwłaszcza w warunkach pracy zdalnej lub w modelu hybrydowym. Jednak, aby uniknąć oskarżeń o naruszenie prywatności i szpiegowanie, konieczne jest przestrzeganie kilku zasad.
Przede wszystkim obowiązkowo należy poinformować pracowników o fakcie monitorowania ich działań w godzinach pracy, a także celu i zakresie nadzoru. Aby kontrolowanie, było legalne, powinno odbywać się w sposób przejrzysty i proporcjonalny do celu. Nie może wchodzić w sferę prywatną podwładnych, czyli obejmować sprawdzania wiadomości osobistych czy treści stron internetowych ze względu na RODO. Warto zaznaczyć, że inwigilowanie pracownika swojej firmy nie jest zgodne z prawem i wiąże się z naruszeniem jego dóbr. Z tego względu ważne jest, aby menedżerowie czy liderzy znali różnicę między monitorowaniem a szpiegowaniem, dzięki temu ich postępowanie będzie prawidłowe, co pozwoli uniknąć konsekwencji prawnych.
Jeśli nadal masz wątpliwości czy warto wprowadzić w Twojej firmie monitorowanie pracowników, przeczytaj artykuł:Kontrola czy zaufanie do pracowników? Jaki system przynosi lepsze wyniki?
Jaka aktywność na służbowych komputerach pracowników może być monitorowana? Monitoring a prawo do prywatności
Pracodawca zgodnie z polskim prawem może za pomocą oprogramowania na komputerze, takiego jak Cloud Eye kontrolować aktywność pracowników. Dzięki temu jest w stanie sprawdzić wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych programów i baz danych. Ma to wpływ na prawidłowe wykonywanie pracy oraz właściwe korzystanie ze sprzętu służbowego. Decydując się na wprowadzenie tej metody monitorowania, należy pamiętać, że:
Zakres, cel oraz sposób realizacji kontroli pracownika w czasie wykonywania obowiązków, powinny znaleźć się w regulaminie pracy lub zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy.
Program do monitorowania komputera musi być zgodny z RODO i przepisami kodeksu pracy w danym kraju.
Kontrola nie może być wykorzystywana do pozyskiwania poufnych i wrażliwych danych osobowych i finansowych.
Pracodawca ma prawo wiedzieć, na jakie strony internetowe wchodzi pracownik w czasie pracy, ale program nie może udostępniać treści odwiedzanych witryn. Dzięki temu zakład pracy nie otrzyma danych o stanie konta bankowego, problemach zdrowotnych czy informacji prywatnych na temat pracownika.
Pracodawca jest zobowiązany powiadomić zatrudnionych o zakresie i sposobie zastosowania monitoringu efektywności. Warto podkreślić, że programy do nadzoru pracownika nie skupiają się jedynie na śledzeniu, ile czasu osoba poświęciła na korzystanie z danej aplikacji lub na konkretnej stronie. W zależności od indywidualnych potrzeb firmy mogą skorzystać z rozwiązań, które rejestrują naciśnięcie klawiszy lub ruchy myszką, czy pomagają w prowadzeniu ewidencji czasu pracy przez rejestrację momentu wyłączenia laptopa i jego włączenia. Dzięki temu pozwalają mieć wgląd w przerwy, spóźnienia i nadgodziny.
Czy wiesz, że...
Według obowiązującego prawa, firma może monitorować sposób korzystania z firmowej poczty. Wynika to z faktu, że służbowa skrzynka mailowa jest własnością pracodawcy. Jednak kontrolę może wprowadzić wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia efektywności pracy, właściwego używania narzędzi pracy oraz sprawdzenia jak wykorzystywana jest skrzynka mailowa. Co istotne nie dotyczy to czytania prywatnych wiadomości nawet jeśli zostały wysłane z firmowego konta. Wynika to z obowiązku zachowania tajemnicy korespondencji i poszanowania prywatności pracownika.
Jak powinno wyglądać monitorowanie komputera pracownika podczas pracy zdalnej?
Chociaż pracodawca ma prawo wprowadzić monitoring aktywności komputera podczas pracy zdalnej, nie oznacza to, że może to wykonać w dowolnej formie. Niezależnie od miejsca pracy, pracownikom przysługuje prawo do prywatności, co ma szczególne znaczenie podczas wykonywania obowiązków zawodowych w modelu home office. Konieczne jest dostosowanie zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu do charakteru wykonywanej czynności, bez naruszenia dóbr osobistych pracownika. Duże znaczenie ma też to, czy podwładny wykonuje obowiązki służbowe na sprzęcie firmowym, czy prywatnym. W przypadku własnego komputera konieczne jest spytanie pracownika o możliwość instalacji programu kontrolującego, a zgoda zależy od jego dobrej woli i ustalonych na początku warunków współpracy.
Chcesz monitorować aktywność pracowników na komputerze w sposób zgodny z prawem? Przejdź do rejestracji i wypróbuj za darmo Cloud Eye.