Co robią pracownicy na służbowych komputerach, kiedy szef nie patrzy?

W dzisiejszych czasach dostępność do internetu jest niezwykle ważna. Pozwala nam na łatwe wyszukiwanie informacji i umożliwia wykonywanie wielu czynności. Jednak czasem może być również źródłem rozpraszania i utraty skupienia. Wiele firm i pracodawców zastanawia się, co tak naprawdę robią ich pracownicy w internecie podczas pracy i jak to wpływa na ich efektywność. W artykule przedstawimy pojęcie cyberslackingu, który może być problematyczny z punktu widzenia zarządzania i produktywności. Omówimy, do jakich spraw prywatnych pracownicy wykorzystują służbowy komputer zarówno w firmie, jak i podczas pracy zdalnej.

1. Czym jest cyberslacking w pracy?

2. Komputer służbowy używany do celów prywatnych a regulamin pracy

3. Czego nie może pracownik przechowywać na służbowym komputerze?

4. Korzystanie z internetu w celach prywatnych. Co pracownicy najczęściej robią w godzinach pracy?

5. Przeglądanie social mediów

6. Zakupy w internecie w czasie pracy

7. Sprawdzanie prywatnej poczty elektronicznej

8. Co może grozić pracownikom za używanie komputera w celach prywatnych w czasie pracy?

9. Jak walczyć z cyberslackingiem i niewłaściwym korzystaniem ze sprzętu firmowego?

Czym jest cyberslacking w pracy?

Cyberslacking to pojęcie, które pojawiło się stosunkowo niedawno. Odnosi się do nieproduktywnego wykorzystania internetu w miejscu pracy. Opisuje zachowanie pracowników, którzy podczas godzin pracy używają komputerów lub narzędzia pracy, takie jak tablety do celów niezwiązanych z wykonywaniem powierzonych zadań, m.in. do przeglądania mediów społecznościowych, dokonywanie zakupów, płacenia za rachunki, wysyłanie prywatnych wiadomości. Według prowadzonych badań przez firmę Gemius ponad 70% osób zdarza się korzystać ze służbowego sprzętu do załatwiania prywatnych spraw. Nie jest możliwe skuteczne zarządzanie zadaniami ani budżetem, w sytuacji, gdy personel marnuje czas i używa narzędzia do pracy w sposób nieodpowiedni.

Cyberslacking, nazywany też cyberlenistwem jest uważany za problem, ponieważ obniża efektywność pracy i generuje straty dla pracodawców. Dlatego ważne jest, aby wprowadzić odpowiednią politykę, procedury i formy monitoringu korzystania ze sprzętu.

Komputer służbowy używany do celów prywatnych a regulamin pracy

Chociaż prawo jasno określa, że służbowy komputer może być używany wyłącznie do celów związanych z wykonywaniem obowiązków. W praktyce jednak wielu pracodawców nie ma problemu, z tym że poza godzinami pracy sprzęt jest wykorzystywany do celów prywatnych, takich jak przeglądanie prywatnej skrzynki pocztowej lub serwisów informacyjnych. Choć korzystanie z komputera w wolnym czasie nie wpływa negatywnie na jego wydajność i produktywność, najlepiej skonsultować się z polityką firmy w sprawie używania do celów prywatnych sprzętu służbowego i przestrzegać wytycznych tam zawartych. Często sposób korzystania z firmowego laptopa reguluje regulamin pracy.

Czego nie może pracownik przechowywać na służbowym komputerze?

Wiele osób często błędnie uważa służbowego laptopa za dodatek do wynagrodzenia, szczególnie jeśli jest to dobry sprzęt. Tym samym zaczyna trzymać na nim prywatne treści, pliki i informacje. Personel, powinien pamiętać, że firmowy komputer jest narzędziem do wykonywania obowiązków zawodowych i nie może być wykorzystywany do przechowywania prywatnych informacji.

Pracownicy nie powinni przechowywać na służbowych komputerach:

• Nielegalnych plików, takich jak pirackie oprogramowanie, filmy czy muzyka

• Osobistych dokumentów, m.in. prywatnych zdjęć z wakacji, prywatnej korespondencji mailowej

• Wirusów i innych złośliwych oprogramowań

• Plików, które mogą powodować nieprawidłowe działanie komputera.

• Gier komputerowych

• Informacji finansowych i bankowych, prywatnych danych

• Informacji, które są poufne lub wrażliwe, takich jak dane osobowe, informacje handlowe

Korzystanie z internetu w celach prywatnych. Co pracownicy najczęściej robią w godzinach pracy?

W godzinach pracy pracownicy korzystają z komputera służbowego w różny sposób, w zależności od ich stanowiska i obowiązków. Oto kilka przykładów:

Przeglądanie social mediów

Negatywnym zjawiskiem, które pojawia się w wielu firmach, jest korzystanie pracowników z social mediów w czasie pracy. Wprowadzenie nowoczesnych technologii i rozwój sieci społecznościowych sprawiły, że wiele osób jest uzależnionych od Facebooka, Instagrama, TikToka i spędza na nich nie tylko wolny czas, ale również ten przeznaczony na wykonywanie obowiązków zawodowych. To prowadzi do obniżenia wydajności i jakości pracy przez rozpraszanie uwagi. Ponadto przeglądanie mediów społecznościowych może zagrozić bezpieczeństwu danych i prywatności, co jest szczególnie ważne w przypadku firm posiadających wrażliwe informacje.

Zakupy w internecie w czasie pracy

Według badań prawie co druga osoba pracująca przy komputerze robi zakupy w internecie w czasie pracy i przeznacza na to znacznie więcej czasu niż na przeglądanie social mediów. W momencie, gdy pracownik skupia się na zakupach online lub płaceniu rachunków, traci koncentrację i zaangażowanie w swoje obowiązki, co może prowadzić do opóźnień w realizacji zadań i niższej jakości wykonywanych czynności. Ponadto zabiera czas i zasoby firmowe, co jest sprzeczne z interesem pracodawcy.

Sprawdzanie prywatnej poczty elektronicznej

Negatywnym zjawiskiem jest sprawdzanie prywatnej poczty elektronicznej i stron z różnymi wiadomościami w czasie pracy. Takie zachowanie może wprowadzać chaos w organizacji i utrudniać realizację zadań. W trakcie pracy powinno się skupić na wykonywaniu obowiązków, aby osiągnąć jak najlepsze wyniki. Sprawdzanie stron z wiadomościami prowadzi do rozproszenie uwagi i obniża produktywność.

Granie w gry na komputerze służbowym

Chyba każdy kojarzy kultowe sceny z seriali lub filmów, w których pracownicy firm lub urzędów godziny pracy wypełniali układaniem pasjansa. Obecnie każdy komputer podłączony jest do internetu, a w związku z tym pokusa oderwania się od obowiązków zawodowych na rzecz wirtualnej rozrywki, jest znacznie większa. Instalowanie i korzystanie z gier na sprzęcie służbowym może być sprzeczne z polityką firmy i naruszać zasady bezpieczeństwa danych.

Czy wiesz, że...

Shadow IT jest pojęciem, którym określa się instalowanie przez pracowników oprogramowania i aplikacji na sprzęcie powierzonym przez pracodawcę, bez zgody ze strony działu IT. Narzędzia te nie mają za zadanie zaszkodzić przedsiębiorstwu przez wyniesienie danych lub zainfekowanie komputera wirusami. Ich celem jest usprawnienie pracy. Niemniej jednak mogą one stanowić ryzyko dla bezpieczeństwa i poufności danych, a także utrudniać zarządzanie i kontrolę nad infrastrukturą technologiczną firmy. Z tego względu, często wprowadzane są na służbowe komputery blokady, uniemożliwiające instalację jakiegokolwiek oprogramowania bez zgody administratora.

Co może grozić pracownikom za używanie komputera w celach prywatnych w czasie pracy?

Używanie komputera służbowego w celach prywatnych może mieć poważne konsekwencje dla pracowników. Przede wszystkim, jest to naruszenie zasad etycznych i dobrych obyczajów w miejscu pracy. W wielu firmach istnieją polityki dotyczące właściwego użytkowania sprzętu i narzędzi, a nieprzestrzeganie ich może być równoznaczne ze zwolnieniem z wykonywania obowiązków służbowych.

Poza konsekwencjami rozwiązania umowy o pracę, cyberslacking prowadzi do udostępnienia danych. Dostęp do firmowych zasobów i danych osobowych może zostać wykorzystany do przeprowadzenia ataku cybernetycznego, co wiąże się z poważnymi konsekwencjami dla firmy.

Jak walczyć z cyberslackingiem i niewłaściwym korzystaniem ze sprzętu firmowego?

Dla pracodawcy, wykorzystanie czasu pracy do celów niezwiązanych z działalnością zawodową, oznacza duże straty. Cyberslacking ma negatywny wpływ na całą firmę. Firma płaci za pracę, która nie jest wykonywana lub zadanie realizowane jest nieodpowiednio szybko i bez zaangażowania. Aby walczyć z tym problemem, ważne jest, ustalenie jasnych zasad korzystania z internetu i służbowych narzędzi. Rozsądnym rozwiązaniem jest wdrożenie programu do monitorowania komputera, takiego jak Cloud Eye.

Kontrola aktywności pracownika jest legalna i pracodawca ma do tego prawo w celu poprawy efektywności pracy i ze względu na ochronę danych osobowych swojej firmy. Nadzór nad wykorzystaniem komputera służbowego, zgodnie z przeznaczeniem zapewnia bieżące dane na temat użytkowania internetu i wgląd w uruchomione aplikacje. Pracodawca otrzyma także informacje na temat czasu spędzonego na stronach, takich jak Facebook czy Allegro. Dzięki temu ma możliwość zdalnej weryfikacji, jak wiele czasu podwładni poświęcają na zadania związane z obowiązkami, a ile minut lub godzin tracą na nieproduktywne działania.

Program do monitorowania komputera jest szczególnie przydatny dla managerów, którzy chcą zwiększyć efektywność swoich zespołów i zapobiec stratom pieniędzy. Jeśli zastanawiasz, się czy w twojej branży sprawdzi się takie rozwiązanie, zapoznaj się z artykułem: Monitoring pracowniczych komputerów - dla kogo? Lista branż i pomysłów na zastosowanie

Warto jednak zaznaczyć, że monitorowanie pracowników powinno się odbywać po wcześniejszym poinformowaniu ich o tym. Absolutnie niedopuszczalne jest stosowanie form kontroli, które analizują treść odwiedzanych stron internetowych, poczty firmowej czy prywatnej i komunikatorów.

Chcesz ograniczyć cyberslacking w swojej firmie poprzez kontrolowanie aktywności pracowników w internecie?Przejdź do rejestracji i wypróbuj za darmo Cloud Eye.